성공하는 CEO 뒤엔 명품비서가 있다

김영현 / 포항 대신도장
　
성공하는 CEO 뒤엔 명품비서가 있다
　전성희 | 홍익출판사 | 2008년 6월 | 316쪽 | 12,000원
　
이 책에는 국내 최고령이자 최장수 비서로 비서계의 대모로 불리는, 프로 커리어 우먼 전성희(현 대성회장 수석비서)의 삶과 일에 대한 철학이 녹아있다. 보기 드물게 30년간 오직 한 분의 상사를 변함없는 정성과 열정으로 모셔온 그녀의 커리어 일기는 모실 시(侍) 자를 실천하는 살아있는 지침서이다.
　
　국내 최초 아줌마 비서로 환갑이 넘은 지금에도 매일 아침 6시면 회사에 출근하고, 프로가 되기 위해 오늘도 어김없이 5개 국어 공부에 몰두하고 있는 그녀의 그칠 줄 모르는 열정과 성실함의 성공노하우를 직접 들어보자. (이하 본문요약)
　
　
　
　세상에 하찮은 일은 없다, 사소한 일에도 정성을 다해라
　프로란 어떤 사람들인가? 이 세상의 어떤 사람보다도 훌륭히 해낼 수 있다는 신념으로 최선을 다하며 또한 그 일의 대가를 떳떳하게 요구할 수 있는 사람이다.
　
　나는 비서로서의 임무를 다하기 위해 외국어 공부를 평생하고 있다. 회사가 일본 회사와 합작할 경우를 예상해 일본어를 배웠고 프랑스 회사와 연결되면 불어를 배웠다. 회장님이 외국 출장을 가시면 회사생활을 더 열심히 체크하고, 현지의 정치·경제 하물며 기상상태까지 확인한다.
　
　직장 생활에서 좋은 평가를 받으려면 우선 자신이 맡은 업무부터 능숙해져야 한다. 이것은 얼마나 열심히 하느냐에 달려있다. 업무를 장악해야 자신감이 생긴다. 유능한 비서라면 회사조직과 돌아가는 사정을 완벽하게 꿰뚫고 있어야 한다. 업무를 장악하고 이왕이면 그 100%에 1%까지 더하는 프로가 되어라. 시키는 일 외에 플러스알파가 나와야 진짜 프로다.
　
　세상에 하찮은 일이란 없다. 회장님이 차량 이동 중에 드실 샌드위치를 사는 사소한 심부름에도 정성을 다해야 한다. 내가 하찮은 존재가 아닌 까닭은 사소한 일도 최선을 다해 멋지게 해내기 때문이다.
　
　회사에서 청소아줌마 빼고 가장 먼저 출근하는 사람은 바로 나이다. 출근시간은 아침 6시. 아침형 인간으로 살아가는 첫 번째 이유는 회장님보다 먼저 출근하기 위해서이고, 두 번째는 업무에 여유를 갖기 위함이고. 세 번째는 나만의 자기계발 시간을 갖기 위해서이다. 우리 모두 똑같이 부여받는 하루 24시간은 유일하게 공평한 기회이자 자원이다. 아침을 빨리 시작하는 것이 인생에서 성공하는 가장 기본적인 실천이다.
　
　비서실은 모든 정보가 모여들어오는 곳. 정보수집과 관리가 체질화된 비서들이 갖추어야 할 제1의 덕목은 비밀을 지키는 것이다. 입을 무겁게 해야 한다. 뒤에서 상사의 흉을 보는 것만큼 어리석은 것도 없다. 상사들은 아랫사람의 지적을 참지 못한다. 상사의 약점을 찌르지 말라. 상사 앞에선 겸손함이 비서의 기본자세. 상사 역시 단점이 있을 뿐 아니라 일과 사람에 대한 스트레스는 더할 수밖에 없다. 비서는 상사의 마음을 헤아릴 수 있어야 한다. 상사의 입장에서 생각하고 마음을 나누어야 한다. 인간적인 교감으로 호흡이 잘 맞추어진 팀은 팀원 상호간에도 이심전심으로 의사가 전달되어 혼연일체로 업무를 추진할 수 있다.
　
　
　리더의 핵심참모가 되어라
　여비서는 젊고 예뻐야 한다는 통념이 가득하던 시절, 현 대성산업 회장인 김영대 상무님이 친구의 부인인 나를 뽑은 이유는 자신을 보좌하여 열심히 일할 사람을 원했기 때문이다.
　
　나는 CEO를 보좌하면서 위임받는 일들을 잘 수행하기 위해선 어떤 정보나 지시사항에 대한 일차적 분석과 판단, 문제점 등을 파악하고 있어야 한다고 본다. 또 문제를 조기에 발견하려면 아주 흔한 일에도 관심 가져야 한다. 특히 상사의 인맥은 황금인 만큼 어떤 사람도 바로 찾을 수 있도록 모든 서류를 리스트화해야 한다. 나는 날짜별 만난 장소, 동석자 이름, 특이사항까지 꼼꼼히 기록해 둔다. 모든 사람들이 마음 놓고 있는 순간에도 긴장의 끈을 절대 놓아서는 안 된다. 남들보다 빨리 위기를 포착하고 해결할 수 있는 믿을 만한 사람이 되어야 한다.
　
　물은 위에서 아래로 흐른다. CEO가 마음 편히 일에 집중하면 부하 직원들도 업무에 열중할 수 있다. CEO의 의견과 입장에서 생각하고 호흡을 맞추려는 노력이 필요하다. 상사의 심기까지 관리할 줄 알아야 하는 이유가 여기 있다. 상사의 속마음까지 헤아려 행동하고 설사 실수했다 하더라도 잘못을 인정하여 도움을 받아라.
　
　나는 실수를 줄이기 위해 질문을 많이 한다. 보고할 내용과 관계되는 사람들에게 일일이 전화 걸어 확인하고 또 질문한다. CEO의 질문에 속 시원하게 대답하지 못하는 것보다 질문하는 잠깐의 수치심을 견디는 것이 백번 낫다고 생각하기 때문이다. 그리고 일의 진행상황을 수시로 보고하라. 설사 실수를 했다 할지라도 정직하게 상사의 가르침과 지도를 받으면 된다. GE의 잭 웰치가 처음 직장을 얻었을 때 실수로 공장이 날아가 버린 사건이 있었다. 그때 그는 CEO들에게 사건 경위를 설명했다. 그랬더니 CEO들은 화를 내는 대신 오히려 협조했으며 격려를 아끼지 않았다고 한다. 실수를 감추면 귀중한 교훈을 얻지 못한다.
　
　비서의 업무를 제대로 수행하기 위해선 주위 사람들의 도움이 절대적으로 필요하다. 사람들의 협조를 구한다는 것은 리더십이 있다는 얘기다. 리더십은 사람들의 의견을 존중하고 이를 모으는 일에서부터 시작한다. 공식적이든 비공식적이든 관계되는 사람들의 의견을 사전에 듣는 자세가 중요하다.
　
　비서는 때론 상사에게 혼이 난 부하직원들의 마음까지도 치료할 수 있어야 한다. 비서는 상사의 보좌관이다. 나는 리더의 본심을 이해시키면서 일을 더 잘할 수 있도록 마음을 진정시켜 주는 것이 나의 몫이라고 생각한다. 조직원들이 상사에 대해 오해하지 않고 존경심이 희석되지 않도록 하는 것이 나의 역할임을 스스로 깨달은 것이다. 거창한 행동이 아니라 덕담과 위로로 상대방을 인간적으로 이해하고 도와주려는 태도를 가지는 것이다.
　
　유능한 사람은 자기에게 유리한 크고 작은 기회를 끊임없이 창출해 낸다. 이를 위해서는 끊임없는 자기계발이 필요하다. 시간의 흐름에 따라 더욱 빛나 보이는 사람은 성장을 위해 노력한 사람이다. 성장하려는 의지로 어떤 일이든 성장의 기회로 삼아 적극 활용하다보면 좋은 타이밍을 만들 수 있다.
　
　
　비서의 경쟁력이 CEO의 경쟁력
　상사의 시간을 벌어주는 핵심경쟁력 중 하나는 정리정돈. 허튼 시간소비를 줄이고 상사의 일을 덜어주기 위해 정리정돈은 가장 기초적인 일이다. 곳곳에 필기도구와 수첩을 배치하여 언제든 상사의 아이디어와 지시를 메모하라. 메모는 속도가 생명이기 때문이다. 중요한 일일수록 당시의 긴장감과 집중력이 그대로 느껴지도록 자세히 메모한다. 글에는 말에 없는 힘이 있다. CEO의 긴장감까지도 메모하라.
　
　비서의 핵심무기는 바로 센스. 필요한 정보를 남보다 먼저 제공하고 상사가 원하는 것을 말하지 않아도 제공할 수 있어야 한다. 나는 매일매일 책을 읽기 위해 노력하고 골프는 못 쳐도 상사와 대화 할 수 있는 골프 매너를 익혔다.
　
　
　명품비서가 갖춰야 할 필수 아이템 10가지
　내가 65세의 나이에도 현역비서로 당당하게 일할 수 있는 데는 이유가 있다. 감사하는 마음, 기억력, 집중력, 순발력, 책임감, 충성심, 겸손, 자신감, 역경을 이기는 힘, 긍정마인드라는 덕목을 끊임없이 갈고 닦았기 때문이다. 부모님이 남겨주신 품성을 훌륭하게 갈고 닦아야 명품비서가 될 수 있다고 생각한다. 생각하고 행동하고 감동할 수 있는 사람으로 태어나게 해주심에 감사해야 한다.
　
　기억력은 빠르고 정확한 판단력을 이끌어 내는 원천. 메모하고 수시로 들여다봄으로써 망각하는 것을 크게 줄일 수 있다. 맡은 바 일을 제대로 처리하기 위해선 CEO의 지시에 온전히 집중하고 위험과 기회가 공존하는 상황 속에서도 남들보다 먼저 위기의식을 깨달아 무엇이 잘못되었는지 빨리 포착하며, 어떤 일을 할 때는 이 일이 마지막이라는 생각으로 치열하게 책임감을 다해서 해야 한다.
　
　CEO의 자리는 외롭고 고독하다. 모든 CEO들은 마음 한편으로 혹 잘못한 일이 있어도 이해해주고 감싸주며 순순히 따라주는 사람이 있기를 바란다. 자신의 약점을 들켜도 해가 되지 않을 사람, 사람들이 비난해도 묵묵히 곁을 지켜줄 사람이 필요한 것이다. 나는 그 역할을 비서가 담당해야 한다고 믿는다. 비서를 일컫는‘secretary’의 어원은 라틴어 ‘Secretarius’로 비밀을 맡길 수 있는 사람이란 뜻이다. 충성심은 마음에서 비롯된다. 마음이 움직여 행동으로 나타나는 것이 충성심인 것이다.
　
　마지막으로 비서는 겸손히 자기를 낮춤으로써 상대방의 호감과 자발적인 협력을 얻되, 어떤 일이든 두려워하지 않는 강인한 마음과 긍정적인 생각으로 자신감 있고 능동적으로 행동할 줄 알아야 한다.
　
　
　명품 CEO가 명품비서를 만든다
　명품비서는 명품 CEO에 의해 발탁되고 육성되며 지속된다. CEO의 유형에는 두 가지가 있다. 부하 직원들의 자발적 참여를 이끌어내는 유형과 강압적으로 자기가 정한 목표를 맞춰 오도록 강요하는 유형이 그것이다.
　
　용병술이 뛰어났던 도쿠가와 이에야스는 심복을 만드는 비결로“부하는 명령으로 다스리는 것이 아니라 마음으로 다스린다”고 했다. 부하직원들이 자발적으로 참여하여 정성을 다하도록 만들 수 있는 상사가 이상적인 관리자이다. 부하직원에 대한 상사의 신뢰는 강력한 동기부여가 된다. 그 때 부하직원은 CEO를 위해 최선을 다하고 싶다는 생각을 한다.‘ 선비는 자기를 알아주는 사람을 위해서는 신명을 다 바친다’는 말이 있다. 부하직원의 능력을 발견하고 그 실력을 마음껏 펼칠 수 있도록 도와주며 인도할 때, 비서는 CEO의 열정과 목표를 공유하여 언제 어디에서든 투입될 수 있는 전천후 인재가 될 수 있다.
　
　
　아무리 하찮은 일이라도 최선을 다하며 기업 인수합병까지 성사시킨 전천후 인재 전성희 비서.
　지난 30년간 한 번도 게으름을 피우거나 정직하지 않았던 적이 없었다고 한다. 그녀는 후천 신문명을 건설하는 위대한 사역자가 되어야 할 우리 일꾼들에게 천지일월 부모님의 명품비서가 되는 길을 제시해 주는 듯하다.“ 참으로 무서운 건 졸(卒)이니라”하신 상제님 말씀처럼 가장 낮은 자리에서도 한결같이 앞으로 전진하는 그런 일꾼이 되어야 할 것이다

CEO, 명품비서

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